Содержание
Все имеет начало и конец. Также и жизнь любого документа проходит разные стадии, финальной из которых становится уничтожение. В этой статье мы разберем, каким бывает уничтожение, и как именно оно проводится.
Каким может быть уничтожение?
Специалисты выделяют три типа уничтожения документов:
- законное — когда истекает срок службы бумаг и по правилам делопроизводства от них нужно особым образом избавиться;
- по неосторожности — случайное, наступившее в результате различных аварий, катастроф и других подобных ситуаций;
- умышленное — сознательная порча, чтобы нанести вред владельцу или скрыть какие-либо сведения (напомним, что это незаконно!).
Исходя из вышесказанного, законное уничтожение документов должно включать в себя ответы на два вопроса:
- Как именно правильно избавиться от просроченных бумаг?
- Как минимизировать риски случайного уничтожения нужных и важных документов?
Способы уничтожения бумажных документов
Важно напомнить, что прежде, чем любые бумаги отправятся на уничтожение, очень важно провести обработку, выяснить, что ни один из нужных документов не попадет в утиль случайно, а также выделить дела к уничтожению соответствующими актами. После проведения процедуры на этих актах проставляется отметка, либо готовят дополнительные акты, фиксирующие физическое уничтожение бумаг.
Существует четыре основных способа уничтожения бумаг, среди них в последние годы популярностью пользуется один — шредирование.
Идея уничтожить документы путем шредирования обрела такую популярность из-за доступности, дешевизны, надежности и экологичности этого способа. Его суть заключается в том, что бумаги тщательным образом измельчаются, а затем отправляются на переработку в макулатуру.
При желании шредировать листы можно прямо в офисе, а за сданное сырье даже получить деньги. Такой подход требует либо продолжительного времени, либо очень мощных, а значит дорогих шредеров. Если не хочется тратить на это время и средства, то можно заказать услугу уничтожения, она проходит на территории подрядчика и стоит совсем не много.
К другим способам относятся:
- сжигание — гарантированный метод избавиться от бумажных носителей, но довольно опасный, трудоемкий, экологически вредный и длительный;
- химическая обработка, в ходе которой бумажная масса размягчается — надежный, но дорогой и сложный способ, требующий закупки реактивов, специального места для проведения процедуры и продолжительного времени;
- закапывание — в давние годы широко популярный в западных странах метод, сейчас он считается ненадежным, так как физически бумаги продолжают существовать, и неэкологичным.
