Почему работа с архивами — первостепенная важность?

Чаще всего, в организации любого бизнеса самый трудоёмкий процесс – работа с документами. Именно поэтому заняться бумажной работы, чтобы впоследствии не возникало проблем с потерей, недочётом и поиском документов. Мы вам расскажем об особенностях обработки, преимуществах и ключевых этапах организации.

Зачем делать архивную обработку

Согласно законодательству, компания должна оперативно предоставить информацию при проверке. Даже небольшое нарушение ведёт к штрафу или же закрытию организации. Поэтому глава фирмы несёт ответственность за хранение документации.

На любом предприятии в течение работы копится множество документов. Впоследствии вся документация нуждается в хранении, описи, утилизации и систематизации. Для таких целей организуют архив, где происходит обработка, скан, учёт и использование бумаг.

Преимущества архивных работ

• С помощью описей происходит полная систематизация документов. Даёт быстрый и удобный поиск по различным критериям.
• Избавят от документов с истёкшим сроком. Освободятся офисные площади, упростится работа с другими документами.
• Помогут подготовиться к проверкам и ревизиям из органов контроля.
• Позволит подготовить передачу документов в Архивный фонд.
• Позволят восстановить информацию при утере документов (позволит избежать адм. ответственности и наложений санкций).
• Дают возможность создать учёт ценных бумаг в случае смены руководства.

Этапы организации архива

1. До создания архива, необходимо оценить организацию подразделения.
2. Установка системы приёма документов в хранилище.
3. Создать приёмку ненужных документов, находящихся по всему офису.
4. Инвентаризация всех имеющихся бумаг.
5. Составить номенклатуру дел.
6. Ограничить доступ в хранилище, наладить учёт приёма и выдачи.
7. Отыскать недостающие документы.
8. Решить вопрос переплёта дел.
9. Организовать учёт работ, выполняемых архивом.

При использовании современных технологий, компания должна провести сортировку электронной информации на носителях.

Заключение

Создание архива в организации – это процесс, требующие достаточного количества времени и труда. Необходимо доверить работу профессионалам, которые наладят систему и она будет эффективно функционировать без каких-либо проблем.

Информация для статьи предоставлена сайтом https://reisswolf.ru/

Источник