Кадровую документацию любого предприятия необходимо вести придерживаясь установленному законодательством, порядку. Её используют не лишь в деятельности отдела кадров, но также применяется бухгалтерами, чтобы осуществлять расчеты зарплат, бюллетеней, отпускных и т.п.
Кадровые документы подвергаются ревизиям контролирующих органов, а также требуются сотрудникам, чтобы представлять их в соответствующие организации правительственного ведомства.
Что собой представляют кадровые документы?
Кадровый аудит — это комплекс апробаций на паритет кадровой документации с трудовым кодексом и местного характера нормативно-правовыми актами, обязательными для реализации. В процессе аудита обнаруживаются нарушения, предоставляется отчетность, и предлагаются советы, способствующие ликвидации ошибок и грядущему ведению кадрового делопроизводства.
Благодаря аудиту кадровой документации можно исключить ошибки в процессе кадрового делопроизводства в дальнейшем, включая исправление существующих, исходя из результатов его анализа.
Как правило, в рамках аудита, осуществляются проверки на:
- присутствие личных дел сотрудников, в том числе требуемой документации, входящей в них;
- наличность приказов согласно личному составу (приемы, переводы, увольнения), их соотношение с законом, трудовыми договорами или контрактами, штатными расписаниями, записями в трудовых книжках и другими документами;
- наличность приказов по каждому виду отпусков, их соотношение законодательством, трудовыми договорами и локальными нормативными правовыми актами;
- присутствие и доскональность составления отпускных графиков, их соответствие с законом и локальными актами;
- присутствие трудовых договоров, добавлений и всевозможных поправок к ним, проверок на соответствие с законом, сверка с приказами и остальной документацией на возможные расхождения;
- наличие штатного расписания, законодательное соответствие, их приказам и другим документам;
- наличность учетных табелей рабочего времени, сличения с требованиями с законодательства, сверка с приказами на вероятность расхождения;
- достоверность заполнений трудовых книжек, сверку с приказами по штату, на присутствие расхождений.
Когда обязательно следует проводить аудит кадровым агентством?
Необходимость в проведение аудита кадровой документации, может возникнуть в таких случаях:
- когда требуется осуществить оценку степени соответствия наличествующего состояния кадровых документов закону и локальность на нормативно-правовые акты;
- если на предприятии происходят смены работников отдела кадров;
- если осуществляется реорганизация компании;
- когда состав предприятия вмещает в себе представительства и филиалы, которыми самостоятельно ведутся отдельные участки либо полный цикл кадрового делопроизводства;
- когда меняется закон, которым регламентируется порядок ведения кадровыми документами;
- если планируется осуществить проверку предприятия (к примеру, компанию внесли в план проверок Комитета государственного контроля и т.п.);
- если присутствует массовое увольнение сотрудников.
Если вам понравилась статья, мы можем расказать вам о подборе кадров в Минске
